La Cab'in

Organiser une conférence

Les agences de communication et les start-ups organisent régulièrement des événements tels que des ateliers ou conférences ouverts à tous. Pilot’in vous fait part de son expérience en la matière !

La tendance des conférences

C’est un fait, à Paris, les agences et les start-ups ont intégré l’organisation d’ateliers thématiques et de conférences dans leur stratégie de communication externe. Invités spéciaux, présentation de l’entreprise, ateliers thématiques, les sujets sont variés. Ces événements peuvent prendre la forme de petits déjeuners, de goûters ou même d’apéritifs.

Ils sont ouverts au public, souvent gratuits mais parfois payants ; les intéressés peuvent s’inscrire en ligne via des plateformes événementielles telles qu’EventBrite ou MeetUp. Ces sites vous permettent d’effectuer des recherches d’événements par thématique et de vous inscrire à ceux qui vous intéressent le plus.

Notre première expérience chez Pilot’in

Après avoir nous-mêmes participé à de nombreux ateliers et conférences, nous avons décidé de nous lancer à notre tour dans l’organisation d’une conférence.

Il nous a d’abord fallu trouver un thème attractif et innovant : nous avons choisi le lean start-up. Nous avons ensuite sollicité nos contacts pour trouver deux volontaires qui viendraient parler de leur expérience dans le domaine, afin que la conférence soit variée et le thème abordé sous des angles différents, avec plusieurs retours d’expérience.

Nous avons ensuite choisi la plateforme EventBrite pour organiser l’événement, tout en postant des invitations sur Facebook pour en avertir notre communauté.

Avec environ 10 inscrits sur la plateforme, nous attendions 3 à 5 personnes. En effet, dans les événements gratuits, seulement 30 % des inscrits se déplacent réellement. Flop total : seulement 1 personne s’est déplacée… avec 1h15 de retard !

Heureusement l’équipage était présent et a appris énormément sur le lean start-up pendant cette conférence !

Les tentatives suivantes

Un peu refroidis par cette expérience, nous avons redoublé d’attention dans l’organisation des événements suivants.

En mai, nous avons organisé des dégustations de vins pour le compte d’un de nos clients, et cette expérience a été extrêmement positive. Tout d’abord, nous avons changé de plateforme et décidé d’utiliser MeetUp, qui dispose d’une plus grande communauté de participants. Nous avons demandé une participation de 10 € aux visiteurs, ce qui a obligé les inscrits à se déplacer, puisqu’ils avaient payé ! Enfin, nous avons sollicité notre communauté avec des posts Facebook. Les 5 dégustations ont été un succès puisque nous avons souvent dépassé le nombre maximum d’inscrits !

Une autre expérience d’organisation d’événements a été notre participation à la Startup Assembly et l’organisation d’un goûter-portes-ouvertes à la Cab’in. Cet événement étant gratuit, nous nous attendions à accueillir les 30 % habituels, mais à notre grande surprise, tous les inscrits se sont déplacés !

Nos conseils pour une bonne organisation d’événement

Avant toute chose, bien cibler l’événement et expliquer en détail de quoi il s’agit, cela évitera les déceptions et les indécis qui décident de ne pas venir au dernier moment. En ciblant au maximum votre événement, vous aurez plus de chances de toucher un public vraiment intéressé par ce que vous faites.

Événement gratuit ou payant ? Selon ce que vous coûte l’événement, vous pouvez demander une participation financière. En faisant payer 1 ou 2 € aux participants, vous éliminerez les indécis qui sont susceptibles de s’inscrire et de ne pas venir à l’événement.

MeetUp est une plateforme très vaste qui recense toutes sortes de groupes thématiques très dynamiques. Il s’agit d’une bonne base pour proposer vos événements au public.

Enfin, proposez un  « petit plus » attractif, tel qu’un petit déjeuner gratuit, un goûter ou encore un cocktail pour agrémenter l’événement et permettre aux visiteurs de discuter entre eux et avec vous à la suite de l’événement. Gardez une chose en tête : le public a souvent faim !

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