Getting Things Done : la méthode GDT

Aujourd’hui dans les entreprises, tout va de plus en plus vite, les délais sont de plus en plus serrés et chaque minute compte. D’où l’importance de savoir bien gérer votre temps. Pilot’in a analysé pour vous la méthode GDT : Getting Things Done.

La méthode GDT en quelques mots

Développée par David Allen au début des années 2000, la méthode GDT s’intéresse à « l’art de l’efficacité sans le stress ». Son principe de base est d’éliminer les parasites de notre cerveau afin d’avoir l’esprit clair, de supprimer de notre environnement toutes les distractions possibles pour nous concentrer sur une seule tâche.

En effet, le stress vient des engagements pris et pas encore tenus qui parasitent notre cerveau, générant frustration et culpabilité.

Il s’agit donc de placer toutes les tâches que nous souhaitons réaliser dans un système externe automatisé afin de ne plus y penser en permanence et rester concentré sur notre effort.

La Maîtrise du flux

Afin de maîtriser le flux de tâches qui vous incombent, David Allen vous propose de les gérer en 5 étapes.

1. Collectez : écrivez toutes les tâches que vous devez accomplir et stockez-les dans une « boîte de réception physique ou électronique ».
2. Traitez : lorsque vous êtes prêt à faire les choses, traitez les tâches présentes dans votre boîte de réception. Déterminez les actions que requièrent ces tâches. Faites sur le champ les tâches qui peuvent être effectuées en deux minutes et classez les autres tâches en fonction de leur priorité.
3. Organisez : pour chaque tâche, déterminez les actions requises et ajoutez-les à votre planning. Organisez les actions en fonction de leur priorité.
4. Révisez : passer en revue les « projets » ou « idées » non prioritaires une fois par semaine. S’ils se concrétisent, faites-les passer dans la liste de tâches importantes.
5. Faites : passez enfin à la réalisation concrète des tâches par ordre de priorité.

En recensant tous les objectifs que vous souhaitez accomplir et en listant les actions nécessaires à leur réussite en les intégrant à un système, vous libérez votre cerveau de tous les engagements pris et pourrez travailler plus sereinement. A chaque fois qu’une tâche vous est assignée, prenez une décision immédiate sur la façon de la traiter afin qu’elle ne vienne plus parasiter votre esprit.

Prioriser les tâches

Au quotidien, vous devez effectuer un grand nombre de tâches dans un temps limité. Il convient donc de classer les tâches par ordre d’importance comme suit :

• Tâches incontournables
• Tâches importantes mais pas incontournables
• Tâches intéressantes mais sans impact fort
• Tâches à éliminer

Prenez ensuite en compte le temps requis pour réaliser une tâche ainsi que sa facilité de traitement. Vous parviendrez ensuite à un classement des tâches que vous pourrez traiter facilement.

N’oubliez pas de déléguer tout ce qui peut l’être, cela vous permet d’alléger votre emploi du temps.

Enfin disciplinez-vous et traquez toute trace de procrastination. Ne laissez jamais une situation empirer, prenez-la en main et réglez le problème au plus vite.

Ranger son bureau

Votre environnement de travail doit lui aussi être exempt de tout parasite. Commencez par faire une pile avec tous les documents qui traînent sur votre bureau, puis traitez chaque document un par un. Cinq options s’offrent à vous : jeter, déléguer, archiver, traiter le document ou le traiter plus tard. Si un document prend moins de deux minutes à traiter, traitez-le tout de suite.

Gardez l’habitude de ranger votre bureau régulièrement, cela vous aidera à y voir plus clair.

Lire ses mails plus vite

La lecture et le traitement des mails est un fléau qui fait perdre à tous énormément de temps. David Allen vous soumet quelques conseils pour gagner du temps.

Ne pas faire de distinction entre la vie privée et la vie professionnelle. Il ne faut pas lutter contre la tendance naturelle qu’a votre cerveau à vouloir traiter les deux types d’informations de la même façon. L’objectif reste le même : se libérer l’esprit pour éviter que le cerveau ne se concentre sur la mémorisation des tâches à accomplir.

Lisez vos mails par ordre d’arrivée et traitez-les sur un même pied d’égalité. Ne commencez pas par celui qui vous intéresse le plus.

Ne gardez pas un mail dans votre boîte de réception après la première lecture. Prenez une décision sur-le-champ et décidez quelle est l’action à réaliser. Si le mail n’a aucune utilité dans l’immédiat, placez-le dans un dossier prévu à cet effet. Si répondre à ce mail vous prend moins de deux minutes, faites-le sur le champ. Si ce mail peut être délégué, n’hésitez pas à le transférer à la personne concernée. Enfin si le mail doit être traité plus tard, placez-le dans un dossier prévu à cet effet.

Pour gagner en efficacité, testez la méthode GTD ! Pour aller plus loin : S’organiser pour réussir de David Allen.

Sources : Lecture Active – Manager Go – Conseils Marketing – Huffington Post – A 500m