Rendez-vous pro et coronavirus : les meilleurs outils pour communiquer à distance

Face au décret du confinement, de nombreux corps de métiers ont choisi de résister à l’inactivité grâce au télétravail. Certains ont déjà leurs petites habitudes : on pense à ceux qui travaillent seuls, aux freelances, nomades digitaux, aux métiers de la communication ou du consulting… mais pour d’autres, c’est une vraie découverte ! Alors pour collaborer il va falloir s’adapter, prendre ses marques, adopter de nouvelles méthodes mais surtout, PO-SI-TI-VER.

Chez Pilot’in, nous avons déjà adopté depuis longtemps de nouveaux outils afin de faciliter les échanges avec les différentes parties prenantes des projets que nous menons en webmarketing, webdesign et développement de sites internet. Aujourd’hui, nous partageons avec vous une sélection d’outils pour faciliter la communication à distance entre collaborateurs.

Slack vs Discord : choose your fighter

Slack et Discord sont des applications destinées à améliorer la communication des entreprises. Pour aller à l’essentiel, ces deux licornes (startups valorisées à plus d’1 milliard de dollars) proposent des solutions très similaires : créer des fils de discussion par thématique avec la possibilité d’inviter des membres de l’équipe à participer. Voici à quoi cela ressemble :

En quoi ces solutions viennent-elles révolutionner la communication en entreprise ? Elles limitent les échanges à l’oral, particulièrement dans un contexte ou les open spaces sont de plus en plus répandus. Plus que cela, elles facilitent la gestion de projet en et rassemblent tous vos échanges au sein d’une seule et même interface. Chez Pilot’in, nous invitons parfois nos clients et partenaires afin de faciliter l’échange d’informations. Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur leurs travaux et privilégient les solicitations prioritaires. Les deux solutions permettent les appels en visio !

À noter : Slack est très prisée dans le business tandis que Discord est très appréciée de la communauté gamers.

Les plus de Slack ✅

La possibilité de créer des threads, soit des sujets… dans les sujets #Slackception. À la différence de Discord, Slack permet en effet aux utilisateurs de répondre à un des messages de la discussion pour échanger plus en détail sans surcharger l’écran de conversation.

La possibilité d’importer des fichiers allant jusqu’à 1Go (50Mo chez Discord).

Les plus de Discord ✅

La possibilité de créer des chaines de discussion à l’oral uniquement.

ZOOM – Leader des solutions de réunion à distance

Avez-vous déjà entendu parler de Zoom ? Cette solution est leader du Magic Quadrant 2019 de Gartner, consacré aux solutions de réunion, rien que ça ! Si c’est la 1ère que nous présentons dans ce top c’est pour une bonne raison : elle est GRATUITE.

Zoom vous permet d’organiser gratuitement un nombre illimité de réunions allant jusqu’à 100 participants. La version gratuite limite toutefois chaque réunion à 40 minutes de visioconférence. Besoin de plus de temps ? L’offre Pro à 13,99€ /mois et /animateur de réunion étend la limite de conférence à 24h. Cette offre propose également une meilleure gestion des participants, l’animateur aura ainsi la possibilité d’affecter des rôles aux différents utilisateurs pour modérer les échanges, ainsi qu’un numéro de téléphone dédié pour participer par téléphone.

Google Hangouts Meet pour la visioconférence

Nous avons privilégié cet outil chez Pilot’in car nous disposons d’un abonnement G Suite. Ce formidable outil de visioconférence développé par Google est un excellent moyen de garder le contact avec vos collaborateurs et vos clients. Initialement prévu pour une utilisation personnelle (appels et SMS), le géant américain a du faire face à une rude concurrence de la part des nombreuses applications de messagerie instantanée (coucou WhatsApp et Messenger) et l’a donc récemment faite évoluer vers une utilisation plus professionnelle.

Le prix ?

En vous créant un compte gmail pouvez l’utiliser gratuitement sur desktop (= votre ordinateur) jusqu’à 25 participants avec partage de la conférence via un lien d’accès. Pour accueillir jusqu’à 50 utilisateurs il faudra compter sur un abonnement à 9$ par mois. Il est également compris dans l’abonnement G-Suite « Basic » et vous permettra de réunir jusqu’à 100 participants en simultané via navigateur web et/ou mobile.

Les super plus ?

Aucune installation requise ! En outre avec un abonnement G-Suite, vous avez la possibilité de créer automatiquement un lien ainsi qu’un numéro de téléphone dédié pour participer à la visio-conférence, directement depuis une invitation Google Agenda :

Sans oublier le partage d’écran et la possibilité d’enregistrer la conférence et le stockage dans votre espace Google drive.

Skype, la solution pour les appels à distance

Vous l’attendiez, c’est normal. Difficile d’aborder le sujet de la visioconférence sans parler de l’emblématique outil de microsoft lancé en 2003… soit 1 an avant Facebook. Mais en 2020 quelle sont ses particularités ?

• appels téléphoniques vers des téléphones fixes
• partage d’écran
• enregistrement video (Skype entreprise)
• réunion de 10 utilisateurs en simultané
• un système de chat par messages instantanés
• Skype entreprise (9,99$/mois et peut accueillir 250 utilisateurs)
• télécharger l’application pour l’utiliser sur ordinateur et mobile

Les plus de Skype

À l’instar de TeamViewer, Skype est l’application qui a démocratisé le partage d’écrans. Il est ainsi très facile de partager ses travaux avec ses collaborateurs ou ses clients.

Téléchargez gratuitement l’application sur votre mobile pour être en mesure d’appeler vos contacts n’importe quand au cours de vos déplacements.

WhatsApp ou Facebook messenger ?

Vous utilisez peut-être déjà une, voire ces deux applications de messagerie instantanée. Elles font désormais partie intégrante du quotidien de nombreux internautes et génèrent à elles-deux plus de 60 milliards de messages échangés chaque jour, soit 3 fois plus que les SMS.

Ces applications sont un excellent moyen d’échanger rapidement et sans contrainte des informations avec ses collaborateurs en situation de mobilité. On privilégiera cette solution avant tout pour garder un contact convivial tout au long de la journée mais elle ne remplacera jamais une bonne visioconférence pour faire avancer un projet ! En effet, l’expérience nous a montré qu’une discussion via messagerie instantanée pouvait vite tourner au grand n’importe quoi si elle n’est pas bien gérée.

Voilà, nous espérons vous avoir aidé dans le choix de la solution la plus appropriée dans votre communication. Si vous hésitez toujours : allez à l’essentiel, choisissez la solution qui vous parait la plus simple à utiliser. Et puis parfois, rien ne vaut un bon coup de téléphone !

En bonus : l’espace de travail du chat de notre développeuse Maëlys