Connecteur BackYou – HubSpot

Les groupes hôteliers multi-entités qui utilisent BackYou comme logiciel de gestion se retrouvent souvent avec une base de données fragmentée : des contacts et des entreprises dupliqués entre leurs différentes enseignes, aucune vision consolidée dans leur CRM, et des équipes commerciales qui travaillent sur des données parcellaires. Le connecteur BackYou – HubSpot de Pilot’in résout ce problème en centralisant, déduplication et synchronisant l’ensemble de la base dans HubSpot.

Les problèmes rencontrés sans ce connecteur

• Les contacts et entreprises existent en doublon dans plusieurs entités BackYou, sans aucune déduplication possible nativement.
• HubSpot ne reçoit pas les données BackYou : les équipes commerciales travaillent à l’aveugle, sans historique client fiable dans leur CRM.
• Les paiements enregistrés dans BackYou ne sont pas visibles dans HubSpot, rendant impossible le suivi des transactions directement depuis le CRM.
• Chaque mise à jour de contact ou d’entreprise dans BackYou doit être répercutée manuellement dans HubSpot, avec un risque permanent de désynchronisation.
• L’absence de synchronisation bidirectionnelle oblige les équipes à choisir un seul outil comme référence, au détriment de la fluidité des processus métier.

Schéma d’architecture

Le connecteur s’appuie sur l’API BackYou et l’API HubSpot, avec une authentification OAuth2 côté HubSpot et par token côté BackYou. Toutes les communications transitent en HTTPS. Un moteur de déduplication compare les enregistrements sur la base de critères métier (email, nom d’entreprise, identifiants BackYou) avant chaque écriture dans HubSpot, évitant toute création de doublon. Les opérations sont journalisées et rejouables en cas d’erreur, garantissant la traçabilité et la conformité RGPD des traitements.

L’architecture mise en place par Pilot’in est pensée pour la production : la synchronisation incrémentielle est pilotée par un scheduler configurable, les volumes importants sont traités par lots pour respecter les rate limits des deux APIs, et le connecteur est conçu pour être étendu vers de nouveaux objets HubSpot, de nouveaux flux bidirectionnels, ou de nouvelles entités BackYou, sans refonte de l’existant.